Control de cumplimiento documental

MVD Comply automatiza el control sobre la documentación exigida a los proveedores y clientes. Alerta ante la falta de ingreso o vencimientos y permite delegar en proveedores o clientes su actualización on-line.

¿Por qué necesita MVD Comply?

Las leyes de tercerización y responsabilidad penal empresarial suponen un incremento de la responsabilidad patrimonial y penal de las empresas. Hoy más que nunca debe asegurarse de cumplir con los requerimientos legales y que las empresas con quien terceriza personal lo hagan.

Adicionalmente en muchas organizaciones es necesario realizar un seguimiento de la documentación entregada por los clientes para asegurar que se encuentre correcta y vigente. Esto insume un gran esfuerzo y costo operativo, MVD Comply disminuye este esfuerzo dividiendo la tarea, de manera que sus proveedores y clientes colaboren con la carga de la información requerida, el propio MVD Comply controle y alerte para que la carga se haga y su empresa o auditores externos únicamente deban auditar la validez de la información.

¿Qué es MVD Comply y cómo funciona?

MVD Comply es la herramienta que sistematiza el proceso de recabar y auditar la documentación requerida para el personal propio o subcontratado como por ejemplo recibos de sueldo, libretas de conducir escaneadas, certificaciones, entrega de elementos de protección personal, etc. A su vez permite controlar la documentación de sus clientes como ser contratos, identificaciones, balances contables, etc. Para ello brinda un portal interactivo donde sus proveedores y clientes deberán cargar la documentación requerida, tanto de la empresa como del personal y maquinaria subcontratada. También podrá ingresar y controlar la documentación del personal dependiente y maquinaria propios.

MVD Comply además de brindar la plataforma para el ingreso de la documentación colabora en el cumplimiento de los requerimientos, enviando recordatorios por correo electrónico cuando un documento se está por vencer y debe ser cargado por el proveedor, cliente, o la propia empresa. También alerta ante el incumplimiento de la carga una vez vencidos los plazos.

Al momento que un proveedor o cliente sube un documento a la plataforma de MVD Comply, el mismo queda almacenado a la espera de aprobación. Así podrá controlar la veracidad y validez de los documentos teniendo la opción de aprobarlos o rechazarlos. En caso de rechazo se le notificará automáticamente al proveedor o cliente por correo electrónico para que corrija la situación. La herramienta está prevista para que está validación se realice por parte de su propia empresa o para que lo tercerice en auditores externos.

Cada proveedor o cliente tiene acceso únicamente a la información referente a su empresa, sus empleados y maquinaria que provee, garantizando la confidencialidad de la información. Además el esquema de seguridad permite definir diferentes niveles de acceso.

 

¿Qué funcionalidades me brinda?

Gestión de Empresas

Maneje las empresas subcontratadas, su personal y la maquinaria arrendada, los documentos exigidos y los usuarios con acceso. Controle claramente que documentación está pendiente de actualización y analice su cumplimiento mediante indicadores.

Gestión de Personas

Gestione el personal propio y subcontratado. Exija los documentos, comprobantes y cursos dependiendo de la actividad cumplida en su empresa. Asegure la entrega de elementos de protección personal, recibo de salarios, obligaciones tributarias, licencias, etc.

Gestión de Maquinaria y Vehículos

Mantenga el catálogo de los vehículos y maquinaría propia y arrendada. Asegure el cumplimiento de mantenimientos, chequeos, calibraciones, seguro, permiso de circulación, etc.

Repositorio de Documentos

Almacene centralizadamente todos la documentación referida al personal, maquinaria, vehículos propios y contratdos. Delegue la carga de los mismos a sus proveedores controlando su cumplimiento. Acceda a todo el historial de documentos anteriores, nunca pierda otro documento.

Panel de Control de Cumplimiento

Rapidamente evalue el estado de cumplimiento de toda la documentación requerida. Analice por tipo de documento, proveedor, región, actividad, etc.

Envío de comunicaciones masivas

Alerte automáticamente a los responsable de cargar documentos ante un próximo vencimiento o un incumplimiento. Escale la advertencia en caso de atraso. Envíe comunicados para informar novedades a sus proveedores y personal segmentados por región, actividad, etc.

Áltamente configurable

Establezca los criterios según los cuales solicitará cada tipo de documento de empresas, personas y maquinaría y vehículos. Especifique la periodicidad y las alarmas por vencimiento.

Seguridad y control de acceso

Maneje diferentes niveles de permisos para los diferentes perfiles de usuarios. Particione sus empresas y documentos en distintos grupos de auditores. Restrinja a los contratistas a cargar y acceder únicamente a sus documentos. Mantenga el historial de todos los cambios realizados.